Panduan & Tips Mudah Mendapatkan Visa Jepang Tanpa E-Paspor

Via: Unsplash.com

 "Sekarang WNI sudah bebas visa ke Jepang"

Hayo, siapa yang belum tahu informasi itu? Sejak memutuskan untuk membeli tiket PP Jakarta - Tokyo pada Oktober 2017 lalu, gue sudah berencana untuk buat e-paspor agar nggak perlu lagi buat visa reguler ke Kedubes Jepang.

Visa Reguler VS Visa Waiver

Untuk mendapatkan Visa waiver ke Jepang cukup mudah. Syarat utamanya adalah dengan mempunyai e-paspor terlebih dahulu. Jika sudah punya, tinggal datang ke Kedubes Jepang atau Japan Visa Application Center. Pemohon hanya perlu mengisi formulir dan menyerahkan paspornya, serta membayar biaya 155k IDR. Satu sampai tiga hari kemudian, paspor sudah bisa diambil.

Akhirnya gue bertekad untuk memperpanjang paspor gue dengan menggantinya menjadi e-paspor. Kebetulan memang paspor gue yang sekarang akan habis masa berlakunya Desember 2018 nanti. Masih delapan bulan sih jarak antara keberangkatan gue ke Jepang hingga masa berlakunya habis. Kan salah satu syarat bepergian ke luar negeri itu harus punya paspor yang masa berlakunya nggak kurang dari enam bulan.

Total biaya yang sudah gue perkirakan untuk membuat e-paspor dan visa waiver Jepang yaitu sekitar 810k IDR. Ya sudah lah, toh gue pikir tahun ini pun gue memang sudah harus perpanjang paspor. Jadi sekalian, kan.

Namun, untuk dapat nomer antrian pembuatan e-paspor itu nggak semudah dulu. Kalau lima tahun lalu, orang-orang yang mau membuat paspor bisa datang langsung atau juga bisa mendaftar nomer antrian secara online. Nah kalau sekarang sudah nggak bisa main datang langsung saja ke kantor imigrasi, harus secara online.

Naasnya, tiap kali gue mau mencoba melakukan pendaftaran nomer antrian online di website imigrasi, kuotanya selalu penuh. Beberapa minggu kemudian, gue baru baca berita ternyata website imigrasi kemungkinan dibobol hacker yang mengakibatkan antriannya selalu penuh.

Entah bagaimana ceritanya, yang gue rasa sih memang sistem website imigrasi sekarang belum siap. Salah satu kekurangan yang bisa menyebabkan penuhnya kuota adalah nggak ada batasan untuk mengganti-ganti tanggal bagi para calon pendaftar. Jadi misalkan nih, gue sudah berhasil daftar dan dapat nomer antrian. Ternyata gue nggak bisa datang ke imigrasi di tanggal yang gue mau, tapi gue nggak membatalkan jadwal appointment. Kalau gue batalkan kan berarti kuota yang sudah gue ambil dan di-cancel itu bisa berikan ke orang lain.

Kurang lebih begitu lah alasan mengapa gue nggak jadi bikin e-paspor. Mau nggak mau gue harus buat visa reguler dengan menggunakan paspor 24 halaman yang sudah gue miliki.

Hal yang membuat gue agak sedikit legowo adalah saat membaca cerita-cerita di grup backpacker yang membagikan pengalamannya saat dipersulit untuk masuk Jepang karena menggunakan e-paspor. Ternyata banyak pekerja illegal dari Indonesia yang menyalahgunakan visa waiver atau e-paspor ini untuk bekerja di sana. Maklum saja gaes, dengan visa waiver ini kan warga negara Indonesia bebas masuk Jepang selama 15 hari dalam kurun waktu tiga tahun. 

Nah, apabila sudah mantab mau menggunakan visa Jepang reguler, berikut panduan lengkapnya.

Di mana Buat Visa Jepang?

FYI, per tanggal 15 September 2017 proses pengajuan dan pengambilan visa reguler hanya bisa dilakukan di Japan Visa Application Center (JVAC), yang beralamat di Lotte Shopping Avenue lantai 4. Lokasinya tepat bersebelahan dengan bioskop XXI. Sementara untuk pengajuan bebas visa (dengan e-paspor), masih bisa dilakukan di Kedubes Jepang yang ada di JL. M.H. Thamrin Jakarta Pusat.

Sebelum datang ke JVAC, kalian wajib mempersiapkan dokumen persyaratan yang diperlukan. Apalagi bagi yang memang domisilinya bukan di Jakarta. Sayang kan kalau sudah datang jauh-jauh ternyata dokumennya kurang lengkap. Selain beresiko bolak-balik, visanya juga bisa saja ditolak.

Persyaratan Dokumen untuk Pembuatan Visa Jepang

1. Paspor

Kalau bisa, sebaiknya sudah ada cap negara lain dulu. Tapi ada juga kok yang visanya granted meskipun paspornya masih kosong. Hanya saja, akan lebih baik kalau nggak kosong-kosong amat gituu.

2. Formulir Permohonan Visa

Cara mengisi formulir permohonan visa Jepang bisa kalian lihat foto di bawah ini.

 Keterangan:

1. Nama asli sesuai paspor
2. Kalau nggak punya nama keluarga, isi saja dengan "None". None di sini artinya nggak ada ya, bukan temannya abang. Seperti nama gue yang nggak ada nama keluarga di belakang, jadi gue isi seperti itu saja.
3. Tanggal lahir, bulan pakai angka saja (1-12). Lalu tempat lahir juga harus lengkap, diisi dengan kota, provinsi, dan negara.
4. Checklist jenis kelamin dan marital status (Apakah masih lajang, menikah, atau cerai).
5. Kebangsaan kalian. Kalau kalian WNI ya isi dengan Indonesia, jangan Zimbabwe.
6. Nomer KTP.
7. Jenis paspor. Selama kalian bukan diploma, duta besar, bekerja sebagai aparatur negara, checklist saja yang "Ordinary".
8. Nomer paspor kalian.
9. Tempat diterbitkannya paspor kalian.
10. Isi saja dengan kantor imigrasi.
11. Tujuan kalian ke Jepang. Kalau kalian cuma untuk jalan-jalan ya isi saja dengan "Travelling". Kalau permohonan visanya untuk mengunjungi keluarga, ya isi saja dengan "Visiting Family.
12. Berapa lama kalian akan berada di Jepang. Kalau bisa jangan lebih dari 15 hari.
13. Tanggal kedatangan di Jepang.
14. Nama bandara atau pelabuhan tempat kalian akan mendarat di Jepang, tulis juga dengan nama kotanya. Setelah itu isi nama maskapai yang akan kalian naiki.
15. Tulis nama hotel beserta alamat dan nomer teleponnya. Kalau selama di Jepang kalian akan numpang di rumah keluarga atau ikutan couch surfing, sebaiknya tulis nama lengkap yang punya rumah juga.
16. Tanggal dan durasi kunjungan ke Jepang sebelumnya. Karena ini pertama kalinya gue ke Jepang, jadi gue tulis none.
17. Alamat pemohon visa, yaitu alamat lengkap kalian.
18. Pekerjaan dan jabatan di kantor yang sekarang.
19. Nama kantor beserta alamat dan nomer teleponnya.
20. Nama suami/istri atau orangtua yang akan membiayai kalian ke Jepang. Berhubung gue membiayai diri gue sendiri #cyedih jadi kolom yang ini gue isi dengan "None" saja.
21. Orang yang mengundang kalian ke Jepang. Kolom ini gue jawab "None" lagi, karena nggak ada sponsor yang mengundang gue ke Jepang. Perjalanan ke Jepang kali ini murni karena keinginan gue sendiri.
22. Untuk kolom ini, gue jawab no semua. Jadi nggak perlu mengisi kolom pertanyaan selanjutnya.
23. Tulis tanggal kalian mengisi formulir tersebut dan tanda tangan. Selesai

Jangan lupa sertakan pas foto dengan latar belakang putih berukuran 4,5 x 4,5. Biasanya di studio foto gitu sih sudah paham kalau kalian langsung bilang, "Mau buat pas foto untuk visa Jepang".

3. Fotokopi KTP

Nggak perlu fotokopi bolak-balik, yang penting pas bagian data lengkapnya saja.

4. Bukti Pemesanan Tiket

Kalian wajib menyertakan print-out tiket pesawat PP dan semua bukti reservasi hotel yang akan kalian inapi selama di Jepang. 

contoh bukti pemesanan tiket ke jepang

Intinya, kalian harus bisa membuktikan bahwa kalian benar-benar akan kembali ke Indonesia sebelum batas waktu yang diberikan, yaitu 15 hari.

5. Jadwal perjalanan

Formatnya sudah disediakan dan bisa  di-download di sini. Jika kalian menginap di akomodasi yang kalian booking melalui Airbnb, isi saja alamatnya. Karena biasanya rata-rata akomodasi di Airbnb kan nggak punya nama.

6. Fotokopi Kartu Keluarga, Akta, dll

Gue hanya menyertakan fotokopi kartu keluarga saja. Konon, kartu keluarga ini diwajibkan jika kita pergi bersama salah satu anggota keluarga. Misalnya, kalian pergi bareng keluarga dan semua biaya ditanggung oleh orangtua kalian. Nah, dengan adanya bukti kartu keluarga, jadi bisa ketahuan bahwa benar mereka orangtua kalian. Sehingga untuk lampiran bukti keuangan, bisa hanya menggunakan rekening koran milik orangtua saja. Berhubung gue perginya bareng teman-teman, gue sempat bingung sebenarnya dokumen ini masih diperlukan atau nggak. Tapi daripada gue disuruh bolak-balik, mendingan ya gue bawa saja sekalian.

7. Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan

Status gue adalah karyawan swasta, jadi di sini gue melampirkan print-out rekening koran selama tiga bulan ke belakang, slip gaji, surat referensi bank, dan surat pengantar dari HRD. Jika kalian punya e-banking, tinggal download e-statement yang ada di menu e-banking. Tinggal dicetak deh. Lalu ke bank untuk minta surat referensi bank, sekalian minta dikasih stempel hasil print-out e-statement kalian yang sudah diprint di rumah atau kantor kalian. Soalnya kalau dicetak di bank, per lembarnya kena biaya. Sayang, cyin.. :p

Hal yang paling sering ditanyakan adalah berapa saldo tabungan di rekening bank saat mau apply visa. Here's the thing, sebenarnya nggak ada patokan harus berapa puluh juta agar dapat visa. Hitungan kasar yang gue lakukan sebelum apply visa adalah biaya hidup per hari di Jepang sekitar 1,500k IDR. Berhubung gue perginya selama 11 hari, jadi tinggal dikalikan saja. Hasilnya yaitu 16.5 juta rupiah. Lalu, nggak mungkin juga kan kalau saldo tabungan gue ngepas banget segitu, harus dilebihkan untuk biaya tak terduga seperti ketinggalan pesawat atau biaya berobat. Hal ini juga pasti jadi perhitungan Kedubes. Jadi intinya, saldo tabungan gue nggak sampai 30 juta rupiah saat apply visa Jepang.

Kalau ada yang pernah berhasil dapat visa Jepang hanya dengan saldo tabungan di rekening bank yang kurang dari hasil perhitungan itu, berarti Kedubes punya pertimbangan lain. Karena jumlah uang di rekening bank itubukan satu-satunya hal mutlak yang menentukan apakah kita pantas diberikan visa atau nggak. Jadi jangan patah semangat dulu, namun memang ada baiknya kalian juga punya tabungan yang cukup. Jangan modal nekat saja, sayang kan tiket pesawatnya kalau sudah issued.

Oh iya satu lagi, kalau bisa aktivitas rekening nggak 'menggelembung' tiba-tiba. Meskipun sumber uangnya beneran wajar, misalkan tiba-tiba kalian dapat uang warisan. Tapi hal ini bisa dianggap transaksi yang mencurigakan. Jadi kalau bisa, selama tiga bulan sebelum mengajukan visa, kalian juga harus memperhatikan pergerakan rekening bank kalian ya.

Sementara surat pengantar dari HRD ini merupakan salah satu bukti bahwa gue punya pekerjaan tetap di Indonesia dan akan kembali lagi ke Indonesia begitu liburan selesai. Meskipun dalam daftar persyaratan yang ditampilkan di website kedubes nggak disebutkan, menurut gue surat pengantar HRD ini salah satu poin penting. Kalau kalian nggak bisa membuktikan apa pekerjaan kalian dan dari mana sumber dana yang kalian peroleh, jangan heran kalau nanti pengajuan visanya ditolak.

*Rapikan dokumen sesuai nomer urut di atas.

Buat Appointment

Setelah dokumen lengkap, kalian bisa langsung membuat appointment atau datang langsung ke JVAC. Gue lebih memilih untuk membuat janji temu terlebih dahulu karena gue butuh kepastian, nggak mau digantung. #eh

Nah, cara buat appointment untuk buat visa Jepang gimana, sih? Simak baik-baik ya..

• Buka laman Japan Visa Application Center
• Sebelum membuat appointment, kalian diwajibkan untuk registrasi dulu. Setelah berhasil registrasi dan menerima email verifikasi, jangan lupa aktifkan akunnya melalui email verifikasi tersebut.
• Setelah berhasil log in, langsung pilih “Schedule Appointment”. Lalu pilih “Add Applicant”, masukkan data yang diperlukan. Jika kalian mau datang ke JVAC bareng dengan anggota keluarga lain maupun teman-teman, bisa sekalian masukkan data pemohon yang lain.
• Setelah berhasil memasukkan semua data pemohon, sudah bisa pilih tanggal appointment yang sesuai dengan kalian
• Jika sudah memilih tanggal, nanti akan dikirimkan email konfirmasi mengenai appointment tersebut. Lampiran yang ada di email tersebut harus kalian cetak dan nanti dibawa saat kedatangan.

Datang ke JVAC Global

Datanglah sesuai tanggal dan jam yang sudah kalian tentukan saat membuat appointment. Pemohon visa yang sudah membuat appointment akan diberikan prioritas dalam antrian. Gue buat janji pada pukul 09:40. Antrian pada saat itu sudah tampak panjang. Wajar saja mengingat musim semi sangat diminati wisatawan, termasuk gue.

Pemohon visa yang belum membuat appointment akan diarahkan terlebih dahulu ke petugas pemeriksa dokumen. Jika sudah lengkap, akan diberikan jadwal yang masih tersedia. Kalau lowong ya bisa langsung masuk. Jam pengajuan visa dimulai dari pukul 9 pagi sampai 5 sore.

Sementara bagi pemohon yang sudah membuat appointment bisa langsung masuk melewati mesin scanner. Kalau tiba di jam yang sudah tertera di bukti appointment, petugas keamanan akan mengecek daftar nama pemohon yang sudah membuat janji. Jika nama kalian tertera, bisa langsung masuk ke ruang pengajuan visa dan diberikan nomer antrian.

Di ruang pengajuan visa ini prosesnya cukup cepat. Jika nomer antrian belum tampil di monitor, pemohon disuruh duduk menunggu di depan jejeran loket. Selama berada di sini, para pemohon visa dilarang untuk memotret apapun.

Enaknya di JVAC, bagi pemohon visa yang kelupaan untuk cetak foto, fotokopi, maupun cetak dokumen, nggak usah khawatir karena di sana ada fasilitas tersebut. Biaya fotokopi sebesar 1k IDR per lembar. Sementara untuk membuat pas foto sebesar 45k IDR, sudah dapat empat lembar foto berukuran 4.5 x 4.5, tanpa soft copy.

Begitu nomer antrian kalian sudah muncul di layar monitor, segera datangi meja loket yang ditunjuk di monitor. Di loket pertama ini, seluruh dokumen kalian akan dicek satu persatu. Karena kursi yang ada di loket tersebut hanya ada satu, jadi gue ganti-gantian sama teman gue pas petugasnya lagi melakukan pengecekan.

Jika semua dokumen sudah lengkap, selanjutnya gue disuruh untuk menunggu lagi sampai nomer antrian tadi dipanggil ke loket kasir. Nah, gue sarankan untuk membawa uang tunai saat ke JVAC. Karena pembayaran biaya pembuatan visa Jepang ini hanya bisa dilakukan secara tunai, belum ada mesin EDC. Berhubung gue lupa bawa uang tunai, mau nggak mau gue harus cari mesin ATM dulu. Untungnya JVAC ini terletak di dalam mall besar, jadi nggak kebingungan saat disuruh cari ATM. Sementara itu teman gue menunggu di dalam JVAC.

Begitu gue kembali ke JVAC, ternyata teman gue sudah berada di depan loket kasir. Di loket kasir ini, lagi-lagi dokumen yang gue dan teman gue bawa dicek kembali. Setelah petugasnya selesai mengecek semua dokumen, kami diminta untuk membayar biaya pembuatan visa Jepang sebesar 525k IDR per orang. Cukup mahal ya dan itu belum tentu granted lho visanya.

Pengambilan Visa

Setelah melakukan pembayaran tadi, gue dijelaskan tentang bagaimana cara dan kapan untuk pengambilan visanya. Di kertas bukti pembayaran visa, ada kode khusus yang bisa digunakan untuk mengecek status aplikasi permohonan visa kita. Ya semacam track kode resi ala JNE gitu lah. Jika statusnya sudah ada kata-kata “has been collected by JVAC”, itu artinya paspor dan visa kalian sudah bisa diambil.

Selain itu, biasanya ada email pemberitahuan juga yang menyebutkan bahwa permohonan visa yang kita ajukan sudah selesai dan bisa diambil.

nomer antrian pengambilan visa jepang

Normalnya, paspor sudah bisa diambil setelah empat hari kerja dari tanggal pengajuan visa. Gue apply tanggal 12 Maret dan paspor beserta visa sudah bisa diambil tanggal 16 Maret. Lamanya proses pembuatan visa hingga bisa diambil ini bisa berbeda-beda. Jika jumlah pemohon membludak, contohnya saat musim semi, bisa lebih lama lagi selesainya. Untungnya, meskipun gue mengajukan permohonan visanya saat musim semi, visa selesai tepat waktu.

Untuk pengambilan visa Jepang bisa diwakilkan, yang penting harus membawa bukti pembayarannya. Loket pengambilam visa di JVAC nggak sebanyak loket pengajuan. Meskipun begitu, proses pengambilannya sangat cepat. Nggak sampai 10 menit kok. Jadi kalau kalian yang kerja di Jakarta, masih bisa curi waktu untuk mengambil visa saat jam istirahat kantor. Waktu pengambilan visa Jepang dimulai pukul 10 pagi sampai 3 sore.

***************

Tadaaaaaa!!!

Penampakan visa Jepang yang sudah jadi dan ditempel di paspor

Jadi, gimana nih gaes? Kalau sudah mantab untuk buat visa reguler Jepang, jangan sampai ada yang kelupaan dalam mempersiapkan dokumennya ya. Doakan perjalanan gue selama di Jepang berjalan lancar dan bisa membagikan cerita perjalanannya di blog kesayangan ini.  Selamat berjuang pejuang visa!

Baca juga!

Japan Travel Diaries:
Day 1 ~ Day 2 ~ Day 3 ~ Day 4 ~ Day 5 ~ Day 6 ~ Day 7

Japan Travel Hack:

Cara membuat visa Jepang ~ Repot bawa koper di Jepang ~ Sewa kimono di Kyoto ~ Perlukah JR Pass? ~ Sewa WiFi di Jepang ~ Panduan membeli tiket Willer Bus ~ Rincian budget travelling ke Jepang ~ Itinerary trip ke Jepang 11 hari ~ Persiapan sebelum travelling ke Jepang ~ Ide Travel Outfit ke Jepang